Un standard qui répond, comprend et oriente chaque appel
HeyUp décroche à la place de votre standard, comprend qui appelle et pourquoi, puis passe l'appel au bon service ou au bon collaborateur. Quand personne n'est disponible, il prend un message. L'accueil téléphonique ne retombe plus sur vos équipes.
Quand l'accueil téléphonique repose sur une seule personne
Un départ, une absence, un pic d'appels, et le téléphone retombe sur ceux qui ont autre chose à faire. Chacun décroche un peu, personne ne sait vraiment à qui passer l'appel, et l'appelant répète trois fois sa demande.
Un départ ne doit pas désorganiser l'accueil
Quand la personne qui tenait le standard s'en va, ce qu'elle savait part avec elle : qui traite quoi, qui rappeler, quoi répondre. HeyUp le garde par écrit et l'applique à chaque appel.
Chaque appel interrompt quelqu'un
Décrocher, demander l'objet, chercher le bon interlocuteur, relancer : quelques minutes à chaque appel, prises sur le travail de toute l'équipe.
Le midi, le soir et le week-end, personne ne répond
Les appels hors horaires tombent sur un répondeur que peu de gens écoutent. HeyUp répond à toute heure et transmet ce qui doit l'être.
Votre standardiste IA
Tout ce qu'on attend d'un standard
Les six questions qu'on nous pose avant de confier l'accueil téléphonique à HeyUp, et nos réponses.
Répond aux appels en autonomie
HeyUp décroche dès la première sonnerie, au nom de votre organisation, et tient une vraie conversation, sans menu « tapez 1 » ni message enregistré. Il répond lui-même aux questions courantes (horaires, adresse, démarches) et prend plusieurs appels à la fois.
Identifie et qualifie la demande
Il demande le nom, la société, l'objet de l'appel et les informations que vous jugez utiles. Il reconnaît à son numéro un contact déjà connu, et suit vos questionnaires de qualification quand vous en définissez.
Transfère au bon interlocuteur
Selon la demande, il passe l'appel au service ou au collaborateur concerné. En transfert annoncé, il appelle d'abord votre collègue et lui résume la demande ; l'appelant n'est mis en relation qu'une fois l'appel accepté.
Prend les messages
Interlocuteur absent ou occupé, demande qui peut attendre : il note qui appelle, pourquoi et comment le rappeler, et dépose la demande dans la Messagerie de l'équipe. Votre réponse est transmise à l'appelant par l'agent, au prochain appel ou en le rappelant.
Gère les appels hors horaires
En dehors de vos horaires, il continue de répondre : il renseigne, prend les messages et propose un rappel au moment qui arrange l'appelant. Il ne transfère pas vers des postes que personne ne décroche.
Fonctionne avec votre installation
Redirection de votre numéro actuel, ou HeyUp branché comme un poste SIP de votre IPBX ou Centrex : vous gardez vos numéros. Le détail technique est sur la page Compatibilité téléphonique.
Le parcours d'un appel
Vos règles, appliquées à chaque appel
Vous décrivez votre organisation une fois : services, collaborateurs, horaires, ce qui peut attendre et ce qui ne peut pas. HeyUp s'en sert pour décider, appel après appel.
Votre organisation, écrite en clair
Pour chaque service ou collaborateur : ce qu'il traite, comment le joindre (poste, poste partagé, mobile) et quand. Pas d'arbre vocal à programmer : l'appelant explique sa demande avec ses mots.
Horaires et disponibilités
Les transferts suivent vos horaires d'ouverture et les plages de chacun. Vous pouvez aussi décider que l'équipe décroche en premier à certaines heures, et que l'agent prenne le relais le reste du temps.
Transfert annoncé ou direct
Annoncé : votre collègue sait qui l'attend et pourquoi avant de prendre l'appel, et l'appelant patiente en musique, rassuré toutes les 30 secondes. Direct : l'agent annonce le transfert et passe l'appel aussitôt.
Personne ne décroche ? L'appel n'est pas perdu
Ligne occupée, pas de réponse, transfert refusé : l'appelant revient à l'agent, qui le prévient et prend sa demande pour qu'on le rappelle.
Mise en place
Une mise en place accompagnée, sans mobiliser vos équipes
Nous préparons l'agent avec vous. Votre installateur, ou nous-mêmes, branchons la téléphonie.
1. On décrit votre accueil
Services, collaborateurs, horaires, questions fréquentes, et les consignes de la personne qui tient le standard aujourd'hui : c'est le bon moment pour les mettre par écrit.
2. On branche la téléphonie
Redirection de votre numéro, ou poste SIP sur votre IPBX ou Centrex. Votre installateur trouve tout le détail technique sur notre page dédiée, et nous l'accompagnons.
3. On teste, puis on bascule
Vous appelez l'agent sur son numéro direct, vérifiez ses réponses et ses transferts, puis basculez quand vous êtes prêts. Le retour en arrière reste possible à tout moment.
Pour aller plus loin
Les briques de votre standard
Chaque étape du parcours d'un appel a sa page.
Compatibilité téléphonique
Redirection, comptes SIP, poste SIP sur IPBX ou Centrex : la fiche technique pour votre installateur.
Transferts (humain ou agent)
Transfert annoncé ou direct, vers un collaborateur, un poste partagé ou un autre agent.
Messagerie
Ce que l'agent ne peut pas régler seul arrive à l'équipe, et sa réponse revient à l'appelant.
Qualification & formulaires
Les questions à poser selon le type de demande, et les réponses rangées pour l'équipe.
Pour chaque entreprise
Conçu pour les entreprises qui reçoivent des appels fréquents
Si vous possédez une entreprise avec un téléphone, HeyUp est fait pour vous.
Agences immobilières
Captez chaque prospect en répondant aux demandes, en planifiant automatiquement les visites et en rappelant les prospects.
En savoir plusCabinets médicaux et dentaires
Permettez aux patients de prendre rendez-vous, poser des questions et recevoir des rappels sans mobiliser votre personnel.
En savoir plusSalons de coiffure & Barbiers
Ne manquez jamais une réservation. HeyUp gère la planification pendant que vous vous concentrez sur vos clients.
En savoir plusRestaurants & Plats à emporter
Prenez des réservations et des commandes 24h/24 et 7j/7, même pendant vos heures de pointe.
En savoir plusAvocats & Consultants
Concentrez-vous sur vos clients pendant que HeyUp gère vos appels et planifie les consultations.
En savoir plusHôtels & Hospitalité
Fournissez des réponses instantanées aux demandes des clients et aux demandes de réservation à toute heure du jour.
En savoir plus
Ne manquez plus jamais un appel. HeyUp répond à 100% de vos appels, 24h/24 et 7j/7. Réponse téléphonique assistée par IA qui convertit les appels en clients.
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